Sie haben bestimmt von den COVID-19-Impfpflichten für Beschäftigte im Gesundheitswesen und Bundesbedienstete gehört. Doch jetzt hat die Occupational Safety and Health Administration (OSHA) einen vorläufigen Notfallstandard (ETS) für den privaten Sektor herausgegeben. Das genaue Schicksal des Standards bleibt ungewiss, nachdem das US-Berufungsgericht für den fünften Gerichtsbezirk eine Aussetzung erlassen und bekräftigt hat, in der es heißt, dass die OSHA den Standard nicht umsetzen oder durchsetzen darf, bis etwas anderes angeordnet wird.
In der Zwischenzeit rät die National Law Review den Arbeitgebern, sich weiter vorzubereiten, „für den Fall, dass die Regelung aufrechterhalten oder die Aussetzung durch den Fifth Circuit aufgehoben wird“. Worum geht es eigentlich bei dem heiß diskutierten Standard? Um die Arbeitnehmer besser zu schützen und die Zahl der Infektionen sowie die allgemeine Übertragbarkeit von COVID-19 zu verringern, müssten sich etwa 84 Millionen Arbeitnehmer impfen lassen, bevor sie zur Arbeit gehen.
Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das, dass Sie eine ganze Reihe neuer Daten erfassen, verwalten und für die Geltungsdauer des ETS sicher aufbewahren müssen. Das bedeutet auch neue potenzielle Bußgelder bei Verstößen.
Alle Einzelheiten und Belege können Sie hier nachlesen – allerdings ist der Bericht fast 500 Seiten lang. Lassen Sie uns einige wichtige Punkte und Maßnahmen aufschlüsseln, damit Sie die richtigen Systeme und Prozesse vorbereiten können, um sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihren Gewinn zu schützen.
Die vorgeschlagene Frist: 4. Januar 2022
Die Grundlagen:
Private Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern müssten von allen Mitarbeitern verlangen, dass sie sich gegen COVID-19 impfen lassen. Die Mitarbeiter müssten bis zum 4. Januar vollständig geimpft sein – das heißt, sie müssen jetzt damit beginnen, falls sie es noch nicht getan haben. Sie müssen Ihre Einrichtungen nicht in eine Impfstelle umwandeln, aber Sie müssen den Mitarbeitern bezahlte Freistellung gewähren, damit sie sich impfen lassen können.
Wer ist von dieser Regelung ausgenommen?
Die Impfanforderung gilt nicht für Mitarbeiter, die:
- zu 100 % im Homeoffice arbeiten
- Ausschließlich online arbeiten
- Krankheiten, Behinderungen und/oder religiöse Zugehörigkeiten haben, die sie von der Impfung ausschließen
Dieser ETS gilt nur für große Unternehmen – warum sollte mich das Thema interessieren, wenn mein Unternehmen weniger als 100 Mitarbeiter hat?
Im Moment würde der ETS nur Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern betreffen – aber das ist möglicherweise nicht immer der Fall. Die OSHA bittet derzeit um Kommentare zur Umsetzung einer ähnlichen Richtlinie für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern. Daher könnten diese Anforderungen in naher Zukunft zum Status quo für den gesamten privaten Sektor werden.
Was passiert, wenn einer meiner Mitarbeiter die Impfung verweigert?
Für Arbeitnehmer, die sich nicht impfen lassen wollen, gelten zwei zusätzliche Anforderungen.
- Ungeimpfte Arbeitnehmer müssen alle sieben Tage einen COVID-Test durchführen und das Ergebnis dem Arbeitgeber übermitteln (diese Daten müssen Sie verwalten).
- Sie müssen außerdem eine Gesichtsbedeckung tragen, wenn sie sich in Innenräumen oder in einem Auto mit einem anderen Mitarbeiter aufhalten.
Dinge, die Sie beachten sollten :
- Die vorgeschlagene Frist für die Pflicht zum Tragen von Masken für ungeimpfte Mitarbeiter ist früher als die Frist für die Impfung – der 5. Dezember 2021.
- Es gibt einige Ausnahmen von der Maskenpflicht, z. B. wenn sich der Mitarbeiter allein in einem Raum mit deckenhohen Wänden aufhält und die Tür geschlossen ist, während der Mitarbeiter isst oder trinkt, wenn der Mitarbeiter identifiziert werden muss usw.
- Die Kosten für die Tests müssen von den Arbeitnehmern getragen werden. Damit soll ein finanzieller Anreiz für Mitarbeiter geschaffen werden, sich für die kostenlose Impfung statt der Kosten für wöchentliche Tests zu entscheiden.
Was müsste ich tun, wenn ein Mitarbeiter einen positiven COVID-19 aufweist?
Wenn einer Ihrer Mitarbeiter einen positiven COVID-19-Test erhält, ist er verpflichtet, Sie zu benachrichtigen. Sie müssen Sie sofort jeden Mitarbeiter vom Arbeitsplatz entfernen, der entweder:
- ein positives Testergebnis erhalten hat
- von einem zugelassenen Gesundheitsdienstleister diagnostiziert wurde
In allen Fällen müssen Sie (potenziell) neue Daten verwalten und schützen.
Obwohl der ETS den Unternehmen erlaubt, ihre bestehenden Systeme und Prozesse für die Verwaltung von Impfdaten zu nutzen, bleibt eines klar: Solange der ETS in Kraft bleibt, müssen Sie vertrauliche Aufzeichnungen über jeden Mitarbeitertest und alle Impfungen aufbewahren. Mit anderen Worten, Sie müssen diese Informationen wie jede andere vertrauliche Krankenakte behandeln.
Das ist ein hohes Datenvolumen, das Sie sicher erfassen und speichern müssen. Ein manueller Ansatz ist wahrscheinlich zeitaufwändig und fehleranfällig – was sich negativ auf das Mitarbeitererlebnis in Ihrem Unternehmen auswirken kann. Veränderungen sind selbst unter den besten Umständen schwer genug. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über einen automatisierten, bequemen und sicheren Ansatz verfügen, der jedem Mitarbeiter zu einem reibungslosen Erlebnis verhilft –egal welchen Weg er wählt.
Verstöße gegen die Vorgaben werden teuer – die Frage ist nur, wie teuer
Ja, die Umsetzung neuer Anforderungen kostet Zeit und Geld – aber ignorieren Sie den ETS ist das Ihr eigenes finanzielles Risiko. Die Strafe für einen schwerwiegenden Verstoß beginnt bei 13.653 US-Dollar, kann aber bei Unternehmen, die wissentlich gegen die im Standard festgelegten Regeln verstoßen, bis zu 136.532 US-Dollar betragen.
Wir lassen Sie nicht im Stich.
Natürlich wissen wir noch nicht genau, was mit dem ETS passieren wird. Sollte er jedoch in Kraft treten, bleibt nur sehr wenig Zeit, um diese neuen Anforderungen umzusetzen. Es gibt auch eine gute Nachricht: Unsere Impfmanagementlösung hilft Ihnen dabei, alle neuen Daten sicher in Ihren bestehenden Systemen zu erfassen. Außerdem können wir Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter so zu vorzubereiten, dass sie diese Informationen einfach und sicher selbst über eine mobile App und/oder Self-Service-Portale hochladen und aktualisieren können.
Der gesamte Prozess ist automatisiert, sodass niemand Zeit durch sich wiederholende Prozesse oder vermeidbare Fehler verliert. Sie können sogar Impfungen und Tests mit Mitarbeiteridentitäten synchronisieren, um den physischen Zugriff eines Mitarbeiters auf Unternehmenseinrichtungen zu automatisieren und so eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen.
Sie müssen potenzielle neue Anforderungen erfüllen – und wir können Ihnen dabei helfen, diese schneller zu erreichen und gleichzeitig die Sicherheit Ihres Unternehmens zu verbessern. Lassen Sie uns miteinander ins Gespräch kommen, um die Einhaltung von Vorschriften zu beschleunigen und Ihre Sicherheitslage mit cyber-physischen Lösungen zu verbessern.
